การใช้โปรแกรม Microsoft
Outlook 2010
การใช่งานอีเมลด้วย Microsoft Outlook 2010
Microsoft Outlook
เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการอีเมลธุรกิจ
และอีเมลส่วนบุคคล
ตอบสนองความต้องการด้านการสื่อสาร ทั้งที่ทำงาน
ที่บ้าน และที่โรงเรียน เพื่อให้สามาร
ถดำเนินงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ติดต่อรับส่ง ข้อมูลระหว่างกันได้รวดเร็ว
ประหยัดเวลาค่าใช้ง่าย เชื่อมต่อกับเครื่อข่ายส่วนบุคคล
เครื่อข่ายสังคมและธุรกิจได้ตลอดเวลา
การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Outlook 2010
วิธีการเข้าสู้โปรมแกรม Microsoft
Outlook 2010
มีขั้นตอนดังนี้
1.
คลิกที่ปุ่ม Start เลือก All Program
2.
เลือกโฟลเดอร์ชุดคำสั่ง Microsoft Outlook คลิกเลือกโปรแกรม Microsoft Outlook 2010
3.
ปรากฏหน้าจอโปรแกรมดังนี้
ส่วนประกอบของโปรแกรม
หน้าต่างด้านซ้ายของหน้าจอโปรแกรม Microsoft Outlook แสดงกล่องจดหมายต่างๆ เช่น
Inbox (
กล่องจดหมายเข้า ) เป็นที่สำหรับเก็บ อีเมลทุกฉบับที่เข้ามาใหม่ และ
อีเมลที่มีคนส่งมาถึงก่อนหน้านี้
Outbox (กล่องจดหมายออก ) เป็นเหมือนที่พักชั่วคราว สำหรับ Mail ที่กำลังส่งออกไป ถูกเก็บไว้ที่นี่ก่อนที่จะ ต่อไปยังโฟลเดอร์ของ Sent ltems
Sent ltems ( กล่องจดหมายส่งออก ) เป็นโฟลเดอร์ที่ใช้เก็บ อีเมลที่ส่งออกไปแล้ว
เพื่อเอาไว้อ้างอิงในภายหลัง
Deleted (จดหมายแบบร่าง ) เป็นที่สำหรับเก็บ อีเมที่ยังไม่เสร็จ จะถูกเก้บบันทึกไว้ในโฟลเดอร์นี้เมื่อคุณเปิด อีเมลขึ้นมาเขียนเพิ่มเติม แล้วคลิกปุ่ม Send
โปรแกรมก็จะส่ง Mail ฉบับนี้ออกไปที่ Outbox และ Sent ltems ตามลำดับ
Deleted ltems ( รายการที่ลบ ) เป็นที่สำหรับเก็บ อีเมลที่ถูกลบ
ถ้าต้องการลบ
อีเมลที่เก็บในโฟลเดอร์นี้ทั้งหมด
คลิกขาวโฟลเดอร์ Deleted ltems เลือกคำสั่ง Empty “Deleted ltems “ Folder
การรับ
- ส่งอีเมล
เมื่อมีอีเมลเข้าโปรแกรม Microsoft Outlook จะจัดเก็บโปรแกรมเหล่านั้นไว้ในโฟลเดอร์ lnboxสามารถคลิกที่โฟลเดอร์ lnbox แล้วคลิกเลือกที่จดหมายที่ต้องการอ่าน
จะแสดงรายละเอียดเนื้อหาของอีเมลที่กลอบด้านขาว ( หากดับเบิ้ลคลิก
ที่เมลจะเป็นการเปิดหน้าต่างใหม่ )
การส่งอีเมลถึงบุคคล
เมื่อต้องการส่งอีเมลถึงบุคคลอื่นต้องการทราบที่อยู่อีเมล
( E-mail Address )
ของผู้รับ
และระบุชื่อเรื่องอีเมลให้กระชับ
ครอบคลุมสอกคร้องกับเนื้อหาในอีเมล
ส่วนรายละเอียดให้ระบุเพิ่มเติมในพื้นที่การเขียนอีเมล
1.
ที่แท็บ Home คลอกที่ปุ่ม E-mail
2.
จะปรากฏหน้าจอ New Message ให้กำหนดรายละเอียด โดย ที่ข่อง
To : ที่อยู่เมล์ของคนที่ต้องการ ส่งถึงถ้ามีหลายคนใส่เครื่องหมาย ; คั่น เช่นsukulnee@hotmail.com;piyanuch@msn.com;apichai@tit.co.th
3.
หากต้องการสำเนาถึงผู้รับท่านอื่นให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลที่ช่อง
Cc: ( สำเนา )
4.
ช่อง Subject:พิมพืชื่อเรื่องอีเมล
5.
พิมพ์รายละเอียดอีเมลบนพื้นที่การเขียนอีเมล
6.
เมื่อกำหนดรายละเอียดเสร็จแล้ว
คลิกปุ่ม Send ขณะที่โปรแกรมทำการส่งอีเมลออก อีเมลจะถูกส่งไปที่ Outbox ( กล่องจดหมายออก ) ชั่วคราว
เมื่ออีเมลส่งออกจาก Server ไปแล้วอีเมลจะถูกย้ายไว้ที่ Sent ltem
การใช้งานปุ่มคำสั่งบน
Navigation Pane
ที่โปรแกรม Microsoft Outlook
จะมี Navigation Pane
แสดงอยู่ด้านล่างโปรแกรม
ใช้สำหรับเปลี่ยนการทำงานไปที่กลุ่มคำสั่งอื่นได้ดังนี้
- Mail (
จดหมาย ) เป็นที่เก็บจดหมายเข้า จดหมายออก
จดหมายที่ถูดส่งแล้ว แล้วจัดการรับ
อีเมลทั้งหมด
- Calender (ปฎิทิน) เป็นที่สำหรับบันทึกการนัดหมาย และสามาถกำหนดให้แจ้งเตือนก่อนถึงเวลานัด หมาย
- Contacts (บุคคลที่ติดต่อ
) เป็นที่เก็บบันทึกข้อมูลของผู้รับอีเมลที่ติดต่อเป้นประจำ เช่นอีเมลลูกค้า
เพื่อนร่วมงานโดยสามารถระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และสามารถแบ่งกลุ่มข้อมูลผู้รับ
- Tasks
(งาน)
เป็นที่สำหรับบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำ โดยเรียงลำดับความสำคัญของงาน
และระบุความคืบหน้าของงานนั้น
การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ
การสร้างรายชื่อผู้ติดต่อเพื่อความสะดวก
รวดเร็วสำหรับการเรียกใช้หรือดูข้อมูลของผู้ติดต่อแต่ละราย เริ้ช้มต้นการคลิกที่คำสั่ง Contacts
ที่ Navigation Oane แล้วทำตามขั้นตอนดังนี้
1. ที่แท็บ
Home คลิกปุ่ม New Contact
2. จะปรากฏหน้าจอ New Contact
ให้กำหนดรายละเอียด เช่น ชื่อ-นามสกุล
ที่อยู่ อีเมล รูปภาพของผู้ติดต่อ
3. คลิกที่ปุ่ม Save & Close เพื่อบันทึกและเปิดหน้าจอ
นอกจากนี้สามารถบันทึกรายชื่อผู้ติดต่อได้แบบอัตโนมัติด้วยการคลิกขาวที่ชื่ออีเมลของผู้ส่งบนหน้าจดหมาย
แล้วเลือกคำสั่ง Add Outlook
Contacts ดังนี้
การใช้งานปฎิทิน
ในโปรแกรม Microsoft Outlook มีปฎิทินให้สามารถบันทึกกการนัดหหมาย
เหตุการณ์สำคัญ เช่น นักพบลูกค้า
นักประชุม บรรทุกวันเกิดคนสำคัญ
และกำหนดการแจ้งเตือนล่วงหน้าได้ มีขั้นตอนการทำงานดังนี้
ที่มา : ARIT , ARIP , ส.ค.พ.ท. IC3
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น